上一篇回顾了5.1至5.4的发货风险及其关键控制,这一篇则会讲余下来两个及其审核方法。
关键控制
风险5.6:未有将准备发出的货品及库存物品分开放置
为了避免准备出货的物品与现存的物品放在一起引起混乱,仓库内应设置一个出货区 (Issuing Area) 将它们清楚地分开。为了防止准备发出的物品被偷取或遭到破损,出货区通常设在仓库内的出入口附近,而出入口应由仓库或保安人员把守,方便监管。由于接收区也设在仓库出入口,有些仓库会有两个出入口,一个专门用来做接收区,另一个则用作出货区。
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风险5.7:没有按照先进先出的方法发货
不论是会计方法或者在实际使用方面,先进先出(First-in-first out)是最被普遍广泛采用的。要确保库存做到先进先出,详细的记录包括每种货物的购买/入库的日期及单价固然重要,定期检查库存记录以及将先进仓的物品放在外面,后进仓的放在里面也是必需的。当然,如果能利用系统来强制货物先进先出就更好。例如通过识别标签,如果系统发现将要发出的货物是不先最先进仓的,系统应发出提示,甚至系统需要 Supervisor的批准才可以完成发货。
审核方法
发货这个环节的审核方法其实很简单,除了抽查各种文件以测试其控制是否存在及有效外,我们还要实地观察及进行测试,例如射频识别标签的警报器是否操作,警报器摆放的位置是否得宜等等。我的经验是由自己扮演小偷,并用尽所有方法将货物移出货仓以测试控制是否有效,当然在移走货物前一定要知会保安部及货仓的负责人,否则被人捉住会“水洗都唔清”。
另外,自己进行一次小型的盘点是少不了,目的主要是检查一下实物和记录是否相符。和上一篇文章一样,如果库存有定期盘点的话,内审可以考虑一同参与,或者派员观察他们的盘点过程及并抽查。
最后,如果发货申请单及发货单是电子化的话,我们可以利用 Audit Software 或 Excel将两者进行配对,例如配对两者的发货数量是否一致,申请日期与发货日期是否相差很远,检查发货单的序号有没有不见了或者重复,以及有没有发货单是没有发货申请单作发货证明的。
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