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广州会计:如何为采购功能做内控评审 (一)“平”
来源:Bittermelon2017-07-13 分享到

  同事小E因获分派负责审核某分公司的采购功能,最近找我诉说范围很大,不知如何入手。其实不论在任何企业或机构从事内审,审核采购功能几乎是指定动作。那么如何评估这个功能的内控是否够呢?我的方法只有三个字,就是“平,靓,快”。以这三个标准做评估,在普遍情况下,审计的工作已差不多可以完成一大半。


图片来源:Pixabay的免费图片


  先讲讲“平”吧。顾名思义,“平”就是指采购回来的东西价钱要合理。当做审计时,我们预期看到采购部门在采购前会进行格价,例如货比三家,参考行情或利用投标方式以确定价钱是否合理等等。当然,进行格价需要成本 (时间及人力资源),从成本效益考虑,要求每一单采购做格价并不可行,所以采购部门应有一个政策规定什么时候及情况下可以不需要进行格价,例如采购的金额少于一定的金额水平,采购物品或服务属于某些类型,或紧急采购等等。而且采购政策应进一步规范格价方法,例如向多少个供应商拿取报价 (货比三家,四家或更多) 及拿取的方式(口头或书面)等等。

  为了要测试上述的内控是否有效,我们可以抽查一些采购单(Purchase Order)并进行以下测试:以匿名方式找供应商格价;致电或实地探访报价单上的供应商以核查他们是否真实存在;检查格价的方式是否按照规定进行,对那些不需要进行格价的采购,我们也应检查一下以确定它们是否符合规定。

  另外,在采购前用家部门应提供一个预算,一般做法是用家部门在填写采购申请表 (Purchase Requisition) 时提供。当采购物品的价钱超出了预算,采购部门应在得到用家部们的同意下才下采购单。要测试这内控是否有效,我们可以将采购申请表的预算金额与采购单金额做比较,把所有采购金额超过预算的采购单挑出来并检查是否在得到用家部们的同意后才开出采购单。

  还有,采购部门应妥善保留所有文件以支持每项需要经过格价的采购都是按照政策进行,例如报价单,价目表,标书等等。其中一个最常见的做法是采购部门为每单采购开具一份比价清单 (Price comparison) ,列明各供应商的报价,折扣,付款条款等等。如果采购部门因为某些特别情况不选择价格最低的供应商,采购部门必需在比价清单中说明原因,并在下采购单前通过相关的审批。

  在审计中也要留意有没有Split Order发生。很多时候,采购人员或用家部门为了绕过采购政策不进行格价,他们会将采购单一分为二,这就是Split Order。如何找它出来?我们可以要求采购部门提供一份采购单的列表,内容包括采购单号码,日期,供应商名称,货物名称和编号,相关的采购申请编号及金额。将列表以供应商的名称及货物名称和编号排序,然后看看有没有相同或类似的物品在短时间内下了多个采购单。另一个方法是将采购单列表以采购申请编号排序,抽出所有相同采购申请编号的采购单并跟进是否属于Split Order。

  最后一点,因采购单相等于合约,所以开具采购单应有一定的控制,例如每张采购单应有序号;采购单应由授权人士签发,而且应有签发的额度,例如采购主任只能签发一千元或以下的采购单,采购经理只能签发最高十万元的采购单,采购总监则为一百万元或以下,超过一百万元的需由董事签发等等。还有,采购单应列明标准细则以保障企业的利益,这些细则应于事前经由律师或法律顾问审阅。

  为了要测试上述的内控是否有效,我们可以检查所有采购单,如有重号或跳号应即时跟进其原因。如果签发采购单有金额限制,我们还要也需要检查是否有Split Order的情况发生。例如采购主任只能签发一千元,我们可以把刚好或接近一千元的采购单找出来,然后再找出这些采购单的供应商的其他采购单,看看他们是否同属一个采购申请编号,如果是的话,这大有可能是Split Order。

  上述所说的只是“平”这标准的基本要点,内审人员还需要因应企业的情况调整细节,例如整个采购流程是电脑化的话,我们还要审查每位采购人员的系统权限 (Access Control)是否按照采购政策而设定。
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